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生産的な英文メール

ビジネスマンでしたら、毎日多くのメールを受信し、対応が必要なものには返信も行うなど、多くの時間を費やしていると思います。

私も同様でして、休み明け、特に日本だけ休日だった時などは、メールが山のように溜まってしまいます。

 

受信するメールですが、最近は英文メールの方が日本語メールよりも多くなっています。
返信するメールの8割以上が英文メールです。外資にいると、日本人同士でも英文でのやり取りになります。
(あまりに要点がつかめない時は、日本文で確認するようにしています。個人的には微妙なニュアンスを伝えられることを考えると、日本人同士は日本文でやるべきだと思います。)

相手もノンネイティブの事が多いですし、複雑な構文にしても、相手が理解できなければ、メールとしての意味を成しません。
簡単な事を伝えたいだけなのに、覚えたての表現を使いたいことを優先して、回りくどいメールを書いていたことが過去にありました。
相手を気にする余り、丁寧すぎるような、なんともボヤけたメールを書いてしまうこともありました。

でも多くのメールでのやり取りや失敗を通して、今自分が気をつけている事は、ビジネスでメールを送る以上、

とにかくシンプルな英文

を心がけています。

相手がYesかNoかで答えられるように、出来る限り自分の質問を精錬します。
質問が複数になる場合は、段落をつけて、数字を付けて、相手の解答漏れが出来ないようにしています。
(昔、上司が、あいつに2つ以上質問しても1個しか解答して来ない、とぼやいていた事がありました。)
相手に誤解を与えたくなかったり、理解してもらいたい時は、とかく長文のメールになりがちですが、これも含めて、シンプルな英文で短く書きます。

相手もノンネイテイブです。簡単なメールを書きましょう。

長時間悩んだ表現も、相手は一度読んで終わりですし。(と思う・・・。)

それよりも的を絞った生産的なメールが好まれるはずです。(企業文化によるかも・・・。)

以上ですが、英文メールを書く際に、自分が気を付けている事を上げて見ました。